Heute möchte ich mit euch über Rol­len­spiel­ver­an­stal­tun­gen reden. Eine Rol­len­spiel­ver­an­stal­tung kann das Tref­fen einer ganz nor­ma­len Runde sein, sich aber auch zu einer klei­nen oder gro­ßen Con­ven­tion ent­wi­ckeln. So grund­ver­schie­den sind diese Dinge im Kern eigent­lich nicht. Ich per­sön­lich ver­an­stalte für meine Freunde zwei Mal im Jahr ein pri­va­tes Rol­len­spiel­tref­fen über ein Wochen­ende. Ich besu­che natür­lich auch die Con­ven­ti­ons des Rol­len­spiel­ver­eins Biber­ach und andere Rol­len­spiel­tref­fen. Also, wie plane ich denn nun so etwas? Fol­gend prä­sen­tiere ich euch einige Punkte, die in meine Über­le­gun­gen ein­ge­flos­sen sind.

Die Grund­idee

Von hoher Bedeu­tung ist natür­lich der Umfang des Ereig­nis­ses. Soll es eine ein­zelne Runde sein mit Spiel­lei­ter und Spie­lern? Oder wollt ihr euch im grö­ße­ren Kreis tref­fen und meh­rere Run­den par­al­lel lau­fen las­sen? Wollt ihr in eurer Gemeinde, eurem Rol­len­spiel­ver­ein einen Themen-Con erstel­len? Wollt ihr nur einen Stamm­tisch anbie­ten? Mög­lich­kei­ten haben wir hier viele.

Die Zeit

Jeder Mensch hat nur eine begrenzte Zeit zur Ver­fü­gung. Zum einen durch Ver­pflich­tun­gen wie Arbeit, Fami­lie und ander­wei­ti­ges, zum ande­ren weil wir alle irgend­wann ster­ben Wenn wir uns also mit gleich­ge­sinn­ten Spie­lern tref­fen wol­len, benö­ti­gen wir ein Zeit­fens­ter, dass den meis­ten Teil­neh­mern genehm ist. Bei einer wöchent­li­chen Runde ist dies ein Wochen­tag, bei einer monat­li­chen Runde sollte man auch hier einen regel­mä­ßi­gen und wie­der­keh­ren­den Ter­min neh­men, der sich in die Syn­ap­sen ein­brennt. Zum Bei­spiel der letzte Frei­tag im Monat. Das ist des­halb wich­tig, weil die Teil­neh­mer sich ihn so ein­fach mer­ken kön­nen und sich hof­fent­lich nichts ande­res. Anders funk­tio­niert das nur schwer, vor allem wenn man nach dem Spiel dann wie­der den nächs­ten Ter­min ausmacht.

Möch­tet ihr jedoch einen grö­ße­ren und ein­ma­li­gen Event anbie­ten, dann sucht euch einen Ter­min, der mit hoher Wahr­schein­lich­keit wahr­ge­nom­men wird, so z.B. nicht in der Som­mer­ur­laubs­phase liegt. Es bie­tet sich an, min­des­tens 8 Wochen im Vor­aus zu pla­nen. Bei einem sehr gro­ßen Event sollte die Pla­nung Monate im Vor­aus beginnen.

Im Falle eines pri­va­ten und grö­ße­ren Tref­fens, soll­tet Ihr nicht davon aus­ge­hen, dass alle ein­ge­la­de­nen Leute auch tat­säch­lich erschei­nen kön­nen. Ihr soll­tet dann nicht anfan­gen, die Ter­mine aus­fal­len zu las­sen oder umzu­pla­nen. Ein dau­ern­des Ver­schie­ben ist ein siche­rer Weg, eine Spiel­runde den lang­sa­men und qual­vol­len Weg des Aus­ein­an­der­bre­chens gehen zu las­sen. Habt statt­des­sen Reser­ve­spie­ler parat oder spielt andere Spiele, wie bei­spiels­weise Munch­kin. Optio­nal könnt ihr auch einen OneShot leiten.

Ein gemein­sa­mes Medium

Nach­dem ihr euch über­legt habt, dass ihr gerne etwas orga­ni­sie­ren möch­tet müsst ihr es doku­men­tie­ren und kom­mu­ni­zie­ren. Das Inter­net bie­tet dafür viel­fäl­tige Mög­lich­kei­ten. Bei­spiels­weise nutzt der Rol­len­spiel­ver­ein Biber­ach seine Web­site und sein Forum dafür, der kleine Spie­ler­ver­bund, in dem wir mit ca. 15 Spie­lern aus dem Iller­raum zwi­schen Ulm und Mem­min­gen orga­ni­siert sind, nutzt Facebook.

Im End­ef­fekt müsst ihr etwas fin­den, an dem alle teil­neh­men, damit ihr Neu­ig­kei­ten und Ände­run­gen dar­über ver­brei­ten könnt. Mög­li­che Platt­for­men, die sich anbie­ten, sind:

• Soziale Netz­werke (Facebook-Gruppen, Google+ Cir­cles, etc)

• Kos­ten­lose Foren von ent­spre­chen­den Anbie­tern aus dem Web

• Eigene Foren­lö­sun­gen mit vor­han­de­nem Webspace

• Epic Words, eine Platt­form zur Doku­men­ta­tion von Kam­pa­gnen und Gruppenabsprachen

• (Wenn es um ein grö­ße­res Event geht, fällt natür­lich auch Wer­bung in die­sen Bereich. Also müs­sen Flyer gedruckt werden)

Der Ablauf

Nach­dem ihr wisst, was unge­fähr gebo­ten wer­den soll, wann es statt­fin­det und wie ihr das mit­teilt, must ihr nun einen genauen Ablauf­plan aus­ar­bei­ten. Bei einem ein­fa­chen „Tref­fen und Spie­len“ ist die­ser Punkt schnell über­sprun­gen. Wenn ihr jedoch mehr anbie­ten wollt, wie zum Bei­spiel meh­rere par­al­lele Run­den, einen Mini-Con mit The­men (in einem Haus oder auch als Zelt­la­ger) oder ein LARP wird dies schon schwerer.

Grund­sätz­lich hat jedes Event einen Anfang und ein Ende. Notiert also, bis wann die Anreise abge­schlos­sen sein sollte und wann ihr aus der Ört­lich­keit wie­der raus sein soll­tet. Gebt die­ses ent­spre­chend bekannt.

Essen­ti­ell wich­tig ist das Essen. Die Nah­rungs­aus­wahl und –auf­nahme ist bei einer ein­fa­chen Runde sehr schnell abge­schlos­sen. Viel­fäl­tige Lie­fer­dienste oder Kochen mit der Runde vor dem Spiel sind mög­li­che Ansätze. Dar­aus resul­tie­ren übri­gens immer die Fett­fle­cken auf den Cha­rak­ter­bö­gen Dies ist aber bei grö­ße­ren Ver­an­stal­tun­gen nicht so ein­fach. Gril­len im Som­mer? Jemand kocht?

Dann muss im inter­nen Ablauf der Ein­kaufs­vor­gang mit auf­ge­nom­men wer­den, wenn der Event nicht über Selbst­ver­sor­gung lau­fen soll. Per­so­nal muss ein­ge­teilt wer­den für die Küche. Muss gespült wer­den oder sind Spül­ma­schi­nen vor­han­den? Wie gesagt, zu fünft ist das nicht schwer, jeder hilft und es läuft. Ab zehn anwe­sen­den Per­so­nen wird es schon schwe­rer. Ein Team könnte heute kochen und mor­gen abspü­len und umge­kehrt. Ver­gesst diese Über­le­gun­gen nicht. Am Ende muss ein fai­res Ver­tei­len der Dienste her­aus kommen.

Die Ört­lich­keit, auf die ich spä­ter ein­gehe, setzt dem Ablauf natür­lich Gren­zen. Der ört­li­che Gemein­de­raum wird kei­nen Grill­platz anbie­ten kön­nen. Des­we­gen müsst ihr den Punkt Ablauf eigent­lich par­al­lel zur Ört­lich­keit planen.

Im Ablauf­plan müs­sen auch beson­dere Pro­gramm­punkte des Tref­fens berück­sich­tigt wer­den. Wir im Rol­len­spiel­ver­ein Biber­ach haben zum Bei­spiel beim letz­ten Mal einen Nach­mit­tags­aus­flug zum Affen­berg unter­nom­men. Abends könn­ten Film­vor­füh­run­gen statt­fin­den oder Bands tre­ten auf (sofern die Mög­lich­kei­ten dazu gege­ben sind).

Das Rol­len­spiel ist natür­lich das Wich­tigste bei einem Rol­len­spiel­tref­fen. Wie wer­den die Zeit­fens­ter gestal­tet? À la Gen­Con mit fes­ten 4-Stunden-Zeitfenster? Oder frei? Wie wer­den die Spiel­ti­sche zuge­teilt? Wer kriegt ein Vor­recht auf ein­zelne Räume? Wie erfah­ren die Gäste von den Spiel­run­den? Fin­den sich genug Run­den? Gibt es Spiel­lei­ter für alle Zeit­fens­ter? Auf klei­ne­ren Events emp­fiehlt es sich, das vor­her zu klä­ren, bzw. auch jeden SL zu bit­ten, eine Spiel­runde vorzubereiten.

Eben­falls wich­tig ist der Putz­dienst, beson­ders in von der Stadt oder der Gemeinde ange­mie­te­ten Räu­men. Natür­lich aber ebenso auch in eurem Ver­eins­heim oder bei jeman­dem zuhause.Ihr soll­tet bei gro­ßen Besu­cher­mas­sen zumin­dest die Toi­let­ten jeden Tag put­zen las­sen, sonst erwar­tet euch am Ende des Events eine große böse Über­ra­schung. Auch der End­putz mit­samt durch­füh­ren­den Hel­fern muss zeit­lich ein­ge­plant werden.

Grund­sätz­lich gilt: Bes­ser mehr Hel­fer als zu wenige!

Die Gäste

Die Frage der Gäste ist eng an Ablauf und Ort ver­kop­pelt. Ihr könnt nur so viele Gäste ein­la­den, wie auch Platz ist. Bedenkt hier­bei auch feu­er­po­li­zei­li­che Vorschriften!

Bei einem klei­nen Event könnt ihr eine feste Gäs­te­liste machen. Soll­ten sich mehr Spie­ler anmel­den, arbei­tet vor­zugs­weise mit einer Nachrückerliste.

Wenn ihr etwas machen möch­tet, das über euren Freun­des­kreis hin­aus­geht, müsst ihr natür­lich dafür wer­ben. Ent­we­der über eure Freunde, via soziale Netz­werke wie Face­book oder Google+, den Nach­rich­ten­dienst Twit­ter oder über die Rol­len­spiel­fo­ren wie Aktion Aben­teuer! und Tane­lorn.

Natür­lich braucht es auch Flyer und Pla­kate, die ent­spre­chend gestal­tet, gedruckt und ver­teilt wer­den müs­sen. Es emp­fiehlt sich, diese Flyer auf ande­ren Con­ven­ti­ons oder in spe­zia­li­sier­ten Fan­tasylä­den zu ver­tei­len. Auch Jugend­zen­tren sind eine gute Wahl. Pla­kate dür­fen nicht ein­fach auf­ge­fan­gen wer­den, son­dern brau­chen eine Geneh­mi­gung des Ordnungsamtes.

Der Ort

Nun, wir suchen also einen Ort, an dem wir gemein­sam spie­len kön­nen? Das ist nicht ein­fach. Hier betreibt man im All­ge­mei­nen den größ­ten Auf­wand zu Beginn.

Wenn ihr Lust habt, was auf die Beine zu stel­len, weil ihr so eine tolle Ört­lich­keit im Ver­wand­ten– oder Bekann­ten­kreis habt, dann seid ihr mit Glück geseg­net. Wenn ihr aber nichts habt, müsst ihr anfan­gen zu recher­chie­ren. Dank dem Inter­net ist das nicht ganz so schwer.

Der Ort sollte natür­lich auch alles an Mög­lich­kei­ten bie­ten, was ihr an Pro­gramm prä­sen­tie­ren wollt. Gril­len geht nur mit Grill, drei Rol­len­spiel­run­den gehen nur mit drei gro­ßen Tischen, bzw. Platz für die Tische, die ihr viel­leicht selbst mit­bringt. Bei 15 Teil­neh­mern auf einer Berg­hütte braucht man 15 Bet­ten oder Platz für andere Schlaf­mög­lich­kei­ten (Luft­ma­tratze). Wo wird geges­sen? Wo wird gekocht? Sind Duschen vor­han­den? Macht euch am bes­ten eine Check­liste was ihr ermög­li­chen wollt und ob der Ort dazu reicht.

Lokale Gemein­den und deren Räum­lich­kei­ten sind oft eine Option. Die Begriffe Feri­en­häu­ser, Feri­en­woh­nun­gen, Schul­land­heime etc. hel­fen einem schnell zu eini­gen net­ten Aus­wahl­mög­lich­kei­ten. Bedenkt hier bereits auf euer Bud­get zu schauen. Sind die Gäste Schü­ler oder Stu­den­ten? Dann emp­fiehlt sich viel­leicht ein Zelt­platz, eine Jugend­her­berge. Ver­die­nen die Gäste ihr eige­nes Geld? Dann könnte man auch was „Geho­be­nes“ nehmen.

Auch wenn ihr ein Ver­eins­heim oder ein Jugend­zen­trum habt, das ihr nut­zen könnt, soll­tet ihr euch dar­über Gedan­ken machen, wo die Gäste schla­fen kön­nen und die Mög­lich­kei­ten auf­zei­gen. Luft­ma­tratze oder Iso­matte auf dem Boden in einer Sport­halle? Son­der­kon­di­tio­nen bei Her­ber­gen und Pen­sio­nen in der Region sind oft ver­han­del­bar. Auch hier lohnt sich eine Anfrage. Glei­ches gilt für Cam­ping­plätze. Wenn ihr wild campt, ver­gesst nicht, den Besit­zer der Weide/des Wal­des vor­her um Erlaub­nis zu fra­gen. Das wird sonst teuer. Eine wei­tere Option ist das Über­nach­ten bei ande­ren Spielern.

Sollte es sich um ein Event mit Ein­la­dung han­deln, bedenkt auch den Punkt der Anreise und Ent­fer­nung. Bist du das arme Schwein das ausm Ruhr­pott nach Ulm gezo­gen ist, deine Freunde woh­nen aber noch dort?

Schlag ein­fach Deutsch­land­karte auf und suche eine Stadt in der Mitte. Events mit regio­na­len Gäs­ten fin­den dann natür­lich bei euch um die Ecke statt. Wollt ihr unbe­dingt an den Boden­see? Dann über­legt Euch, ob die Leute sich die Anfahrt leis­ten kön­nen und wollen.

Das Bud­get

Alle Dinge die wir pla­nen, hören sich auf dem Papier gut an. Aber kön­nen wir sie uns auch leis­ten? Das müsst ihr zwin­gend vor­her aus­rech­nen. Oft müsst ihr als Orga­ni­sa­tor in Vor­kasse tre­ten, und ihr wollt den Teil­neh­mern schon vor­her sagen, wie hoch der Ein­tritt sein wird.

Mög­li­cher­weise erhebt die Loca­tion eine Raum­miete? Eine Kau­tion? Eine Rei­ni­gungs­pau­schale? Teilt das durch die Anzahl der Teil­neh­mer und plant einen klei­nen Puf­fer mit ein, falls uner­war­te­tes pas­siert. Sollte der Puf­fer nicht auf­ge­braucht wer­den, könnt ihr Ihn immer noch an die Gäste antei­lig zurückgeben.

Apro­pos Essen. Denkt vor­her dar­über nach, was ihr an Ver­pfle­gung anbie­tet, und wie teuer es wird. Es bie­ten sich eh ein­fa­che Gerichte an und da weiß man im Vor­feld was sie kos­ten. Wenn es ein­fach sein soll, reicht Chilli aus der Dose. Das reicht für 1,5 Per­so­nen. Dazu noch ein Bröt­chen und ihr habt die unge­fähre Vor­aus­in­ves­ti­tion pro Gast pro Haupt­mahl­zeit. In der letz­ten Zeit hat sich aller­dings gezeigt, dass auch Con­be­su­cher gesun­des und frisch zube­rei­te­tes Essen schät­zen. Berech­net auch hier im Vor­aus, was Euch das kos­ten wird. Reste, die übrig blei­ben, wer­det ihr sicher kurz vor Ende des Ereig­nis­ses an einige Besu­cher für wenig Geld los. Ein Tipp: Fangt gar nicht erst an zu fra­gen, was die Leute Essen wol­len. Es gibt ein­fach zu viele Wün­sche. Beach­tet aller­dings bei gro­ßen Ereig­nis­sen, dass es nicht wenige Vege­ta­rier gibt und auch Lactose-Intoleranz lang­sam zu einem Volks­lei­den wird.

Hal­tet euch an die ein­fa­chen Sachen die ohne große Kos­ten und Mühen zu rea­li­sie­ren sind. Nach wie vor aber ist zu beach­ten, ob es sich um eine Selbst­ver­pfle­gung oder um ver­kauf­tes Essen han­delt. Ver­bie­tet Ihr viel­leicht sogar Selbst­ver­pfle­gung? Das würde nicht gut ankom­men. Die meis­ten Con­ven­ti­ons bie­ten Ver­pfle­gung an, ver­bie­ten aber auch nicht selbst mit­ge­brach­tes Essen. Denkt an aus­rei­chend Getränke und Kühl­mög­lich­kei­ten. Ob Ihr Alko­hol aus­schen­ken wollt, müsst Ihr genau über­le­gen. Viele Orga­ni­sa­to­ren sehen seit Jah­ren davon ab. Kaf­fee am Mor­gen ist ein Geschenk der Göt­ter nach einer lan­gen Rol­len­spiel­nacht, aber viele Leute trin­ken auch kal­ten Saft oder Tee zum Früh­stück. Mög­li­cher­weise bie­tet ihr eine Kaf­fee­flat­rate inkl Event-Tasse an?

Snacks für zwi­schen­durch sind auch immer gerne gese­hen, egal ob sal­zig oder süß.

Denkt genau dar­über nach, was ihr anbie­tet und was es kos­tet. Es gibt oft ver­steckte Kos­ten, die einem erst spä­ter auf­fal­len. Wenn sich bereits im Vor­feld andeu­tet, dass ihr die Kos­ten nicht hal­ten könnt, sagt das Event früh­zei­tig lie­ber ab.

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Ich hoffe ich habe nichts ver­ges­sen, und ihr sehr ein­mal, an was es alles zu den­ken gilt. Orga­ni­siert ihr selbst bereits Events oder habt es vor?  

 

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