Geschätzte Lesezeit: 10 Minuten

Heute möchte ich mit euch über Rollenspielveranstaltungen reden. Eine Rollenspielveranstaltung kann das Treffen einer ganz normalen Runde sein, sich aber auch zu einer kleinen oder großen Convention entwickeln. So grundverschieden sind diese Dinge im Kern eigentlich nicht. Ich persönlich veranstalte für meine Freunde zwei Mal im Jahr ein privates Rollenspieltreffen über ein Wochenende. Ich besuche natürlich auch die Conventions des Rollenspielvereins Biberach und andere Rollenspieltreffen. Also, wie plane ich denn nun so etwas? Folgend präsentiere ich euch einige Punkte, die in meine Überlegungen eingeflossen sind.

Die Grundidee

Von hoher Bedeutung ist natürlich der Umfang des Ereignisses. Soll es eine einzelne Runde sein mit Spielleiter und Spielern? Oder wollt ihr euch im größeren Kreis treffen und mehrere Runden parallel laufen lassen? Wollt ihr in eurer Gemeinde, eurem Rollenspielverein einen Themen-Con erstellen? Wollt ihr nur einen Stammtisch anbieten? Möglichkeiten haben wir hier viele.

Die Zeit

Jeder Mensch hat nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung. Zum einen durch Verpflichtungen wie Arbeit, Familie und anderweitiges, zum anderen weil wir alle irgendwann sterben ;) Wenn wir uns also mit gleichgesinnten Spielern treffen wollen, benötigen wir ein Zeitfenster, dass den meisten Teilnehmern genehm ist. Bei einer wöchentlichen Runde ist dies ein Wochentag, bei einer monatlichen Runde sollte man auch hier einen regelmäßigen und wiederkehrenden Termin nehmen, der sich in die Synapsen einbrennt. Zum Beispiel der letzte Freitag im Monat. Das ist deshalb wichtig, weil die Teilnehmer sich ihn so einfach merken können und sich hoffentlich nichts anderes. Anders funktioniert das nur schwer, vor allem wenn man nach dem Spiel dann wieder den nächsten Termin ausmacht.

Möchtet ihr jedoch einen größeren und einmaligen Event anbieten, dann sucht euch einen Termin, der mit hoher Wahrscheinlichkeit wahrgenommen wird, so z.B. nicht in der Sommerurlaubsphase liegt. Es bietet sich an, mindestens 8 Wochen im Voraus zu planen. Bei einem sehr großen Event sollte die Planung Monate im Voraus beginnen.

Im Falle eines privaten und größeren Treffens, solltet Ihr nicht davon ausgehen, dass alle eingeladenen Leute auch tatsächlich erscheinen können. Ihr solltet dann nicht anfangen, die Termine ausfallen zu lassen oder umzuplanen. Ein dauerndes Verschieben ist ein sicherer Weg, eine Spielrunde den langsamen und qualvollen Weg des Auseinanderbrechens gehen zu lassen. Habt stattdessen Reservespieler parat oder spielt andere Spiele, wie beispielsweise Munchkin. Optional könnt ihr auch einen OneShot leiten.

Ein gemeinsames Medium

Nachdem ihr euch überlegt habt, dass ihr gerne etwas organisieren möchtet müsst ihr es dokumentieren und kommunizieren. Das Internet bietet dafür vielfältige Möglichkeiten. Beispielsweise nutzt der Rollenspielverein Biberach seine Website und sein Forum dafür, der kleine Spielerverbund, in dem wir mit ca. 15 Spielern aus dem Illerraum zwischen Ulm und Memmingen organisiert sind, nutzt Facebook.

Im Endeffekt müsst ihr etwas finden, an dem alle teilnehmen, damit ihr Neuigkeiten und Änderungen darüber verbreiten könnt. Mögliche Plattformen, die sich anbieten, sind:

  • Soziale Netzwerke (Facebook-Gruppen, Google+ Circles, etc)

  • Kostenlose Foren von entsprechenden Anbietern aus dem Web

  • Eigene Forenlösungen mit vorhandenem Webspace

  • Epic Words, eine Plattform zur Dokumentation von Kampagnen und Gruppenabsprachen

  • (Wenn es um ein größeres Event geht, fällt natürlich auch Werbung in diesen Bereich. Also müssen Flyer gedruckt werden)

Der Ablauf

Nachdem ihr wisst, was ungefähr geboten werden soll, wann es stattfindet und wie ihr das mitteilt, must ihr nun einen genauen Ablaufplan ausarbeiten. Bei einem einfachen „Treffen und Spielen“ ist dieser Punkt schnell übersprungen. Wenn ihr jedoch mehr anbieten wollt, wie zum Beispiel mehrere parallele Runden, einen Mini-Con mit Themen (in einem Haus oder auch als Zeltlager) oder ein LARP wird dies schon schwerer.

Grundsätzlich hat jedes Event einen Anfang und ein Ende. Notiert also, bis wann die Anreise abgeschlossen sein sollte und wann ihr aus der Örtlichkeit wieder raus sein solltet. Gebt dieses entsprechend bekannt.

Essentiell wichtig ist das Essen. Die Nahrungsauswahl und -aufnahme ist bei einer einfachen Runde sehr schnell abgeschlossen. Vielfältige Lieferdienste oder Kochen mit der Runde vor dem Spiel sind mögliche Ansätze. Daraus resultieren übrigens immer die Fettflecken auf den Charakterbögen ;-) Dies ist aber bei größeren Veranstaltungen nicht so einfach. Grillen im Sommer? Jemand kocht?

Dann muss im internen Ablauf der Einkaufsvorgang mit aufgenommen werden, wenn der Event nicht über Selbstversorgung laufen soll. Personal muss eingeteilt werden für die Küche. Muss gespült werden oder sind Spülmaschinen vorhanden? Wie gesagt, zu fünft ist das nicht schwer, jeder hilft und es läuft. Ab zehn anwesenden Personen wird es schon schwerer. Ein Team könnte heute kochen und morgen abspülen und umgekehrt. Vergesst diese Überlegungen nicht. Am Ende muss ein faires Verteilen der Dienste heraus kommen.

Die Örtlichkeit, auf die ich später eingehe, setzt dem Ablauf natürlich Grenzen. Der örtliche Gemeinderaum wird keinen Grillplatz anbieten können. Deswegen müsst ihr den Punkt Ablauf eigentlich parallel zur Örtlichkeit planen.

Im Ablaufplan müssen auch besondere Programmpunkte des Treffens berücksichtigt werden. Wir im Rollenspielverein Biberach haben zum Beispiel beim letzten Mal einen Nachmittagsausflug zum Affenberg unternommen. Abends könnten Filmvorführungen stattfinden oder Bands treten auf (sofern die Möglichkeiten dazu gegeben sind).

Das Rollenspiel ist natürlich das Wichtigste bei einem Rollenspieltreffen. Wie werden die Zeitfenster gestaltet? À la GenCon mit festen 4-Stunden-Zeitfenster? Oder frei? Wie werden die Spieltische zugeteilt? Wer kriegt ein Vorrecht auf einzelne Räume? Wie erfahren die Gäste von den Spielrunden? Finden sich genug Runden? Gibt es Spielleiter für alle Zeitfenster? Auf kleineren Events empfiehlt es sich, das vorher zu klären, bzw. auch jeden SL zu bitten, eine Spielrunde vorzubereiten.

Ebenfalls wichtig ist der Putzdienst, besonders in von der Stadt oder der Gemeinde angemieteten Räumen. Natürlich aber ebenso auch in eurem Vereinsheim oder bei jemandem zuhause.Ihr solltet bei großen Besuchermassen zumindest die Toiletten jeden Tag putzen lassen, sonst erwartet euch am Ende des Events eine große böse Überraschung. Auch der Endputz mitsamt durchführenden Helfern muss zeitlich eingeplant werden.

Grundsätzlich gilt: Besser mehr Helfer als zu wenige!

Die Gäste

Die Frage der Gäste ist eng an Ablauf und Ort verkoppelt. Ihr könnt nur so viele Gäste einladen, wie auch Platz ist. Bedenkt hierbei auch feuerpolizeiliche Vorschriften!

Bei einem kleinen Event könnt ihr eine feste Gästeliste machen. Sollten sich mehr Spieler anmelden, arbeitet vorzugsweise mit einer Nachrückerliste.

Wenn ihr etwas machen möchtet, das über euren Freundeskreis hinausgeht, müsst ihr natürlich dafür werben. Entweder über eure Freunde, via soziale Netzwerke wie Facebook oder Google+, den Nachrichtendienst Twitter oder über die Rollenspielforen wie Aktion Abenteuer! und Tanelorn.

Natürlich braucht es auch Flyer und Plakate, die entsprechend gestaltet, gedruckt und verteilt werden müssen. Es empfiehlt sich, diese Flyer auf anderen Conventions oder in spezialisierten Fantasyläden zu verteilen. Auch Jugendzentren sind eine gute Wahl. Plakate dürfen nicht einfach aufgefangen werden, sondern brauchen eine Genehmigung des Ordnungsamtes.

Der Ort

Nun, wir suchen also einen Ort, an dem wir gemeinsam spielen können? Das ist nicht einfach. Hier betreibt man im Allgemeinen den größten Aufwand zu Beginn.

Wenn ihr Lust habt, was auf die Beine zu stellen, weil ihr so eine tolle Örtlichkeit im Verwandten- oder Bekanntenkreis habt, dann seid ihr mit Glück gesegnet. Wenn ihr aber nichts habt, müsst ihr anfangen zu recherchieren. Dank dem Internet ist das nicht ganz so schwer.

Der Ort sollte natürlich auch alles an Möglichkeiten bieten, was ihr an Programm präsentieren wollt. Grillen geht nur mit Grill, drei Rollenspielrunden gehen nur mit drei großen Tischen, bzw. Platz für die Tische, die ihr vielleicht selbst mitbringt. Bei 15 Teilnehmern auf einer Berghütte braucht man 15 Betten oder Platz für andere Schlafmöglichkeiten (Luftmatratze). Wo wird gegessen? Wo wird gekocht? Sind Duschen vorhanden? Macht euch am besten eine Checkliste was ihr ermöglichen wollt und ob der Ort dazu reicht.

Lokale Gemeinden und deren Räumlichkeiten sind oft eine Option. Die Begriffe Ferienhäuser, Ferienwohnungen, Schullandheime etc. helfen einem schnell zu einigen netten Auswahlmöglichkeiten. Bedenkt hier bereits auf euer Budget zu schauen. Sind die Gäste Schüler oder Studenten? Dann empfiehlt sich vielleicht ein Zeltplatz, eine Jugendherberge. Verdienen die Gäste ihr eigenes Geld? Dann könnte man auch was „Gehobenes“ nehmen.

Auch wenn ihr ein Vereinsheim oder ein Jugendzentrum habt, das ihr nutzen könnt, solltet ihr euch darüber Gedanken machen, wo die Gäste schlafen können und die Möglichkeiten aufzeigen. Luftmatratze oder Isomatte auf dem Boden in einer Sporthalle? Sonderkonditionen bei Herbergen und Pensionen in der Region sind oft verhandelbar. Auch hier lohnt sich eine Anfrage. Gleiches gilt für Campingplätze. Wenn ihr wild campt, vergesst nicht, den Besitzer der Weide/des Waldes vorher um Erlaubnis zu fragen. Das wird sonst teuer. Eine weitere Option ist das Übernachten bei anderen Spielern.

Sollte es sich um ein Event mit Einladung handeln, bedenkt auch den Punkt der Anreise und Entfernung. Bist du das arme Schwein das ausm Ruhrpott nach Ulm gezogen ist, deine Freunde wohnen aber noch dort?

Schlag einfach Deutschlandkarte auf und suche eine Stadt in der Mitte. Events mit regionalen Gästen finden dann natürlich bei euch um die Ecke statt. Wollt ihr unbedingt an den Bodensee? Dann überlegt Euch, ob die Leute sich die Anfahrt leisten können und wollen.

Das Budget

Alle Dinge die wir planen, hören sich auf dem Papier gut an. Aber können wir sie uns auch leisten? Das müsst ihr zwingend vorher ausrechnen. Oft müsst ihr als Organisator in Vorkasse treten, und ihr wollt den Teilnehmern schon vorher sagen, wie hoch der Eintritt sein wird.

Möglicherweise erhebt die Location eine Raummiete? Eine Kaution? Eine Reinigungspauschale? Teilt das durch die Anzahl der Teilnehmer und plant einen kleinen Puffer mit ein, falls unerwartetes passiert. Sollte der Puffer nicht aufgebraucht werden, könnt ihr Ihn immer noch an die Gäste anteilig zurückgeben.

Apropos Essen. Denkt vorher darüber nach, was ihr an Verpflegung anbietet, und wie teuer es wird. Es bieten sich eh einfache Gerichte an und da weiß man im Vorfeld was sie kosten. Wenn es einfach sein soll, reicht Chilli aus der Dose. Das reicht für 1,5 Personen. Dazu noch ein Brötchen und ihr habt die ungefähre Vorausinvestition pro Gast pro Hauptmahlzeit. In der letzten Zeit hat sich allerdings gezeigt, dass auch Conbesucher gesundes und frisch zubereitetes Essen schätzen. Berechnet auch hier im Voraus, was Euch das kosten wird. Reste, die übrig bleiben, werdet ihr sicher kurz vor Ende des Ereignisses an einige Besucher für wenig Geld los. Ein Tipp: Fangt gar nicht erst an zu fragen, was die Leute Essen wollen. Es gibt einfach zu viele Wünsche. Beachtet allerdings bei großen Ereignissen, dass es nicht wenige Vegetarier gibt und auch Lactose-Intoleranz langsam zu einem Volksleiden wird.

Haltet euch an die einfachen Sachen die ohne große Kosten und Mühen zu realisieren sind. Nach wie vor aber ist zu beachten, ob es sich um eine Selbstverpflegung oder um verkauftes Essen handelt. Verbietet Ihr vielleicht sogar Selbstverpflegung? Das würde nicht gut ankommen. Die meisten Conventions bieten Verpflegung an, verbieten aber auch nicht selbst mitgebrachtes Essen. Denkt an ausreichend Getränke und Kühlmöglichkeiten. Ob Ihr Alkohol ausschenken wollt, müsst Ihr genau überlegen. Viele Organisatoren sehen seit Jahren davon ab. Kaffee am Morgen ist ein Geschenk der Götter nach einer langen Rollenspielnacht, aber viele Leute trinken auch kalten Saft oder Tee zum Frühstück. Möglicherweise bietet ihr eine Kaffeeflatrate inkl Event-Tasse an?

Snacks für zwischendurch sind auch immer gerne gesehen, egal ob salzig oder süß.

Denkt genau darüber nach, was ihr anbietet und was es kostet. Es gibt oft versteckte Kosten, die einem erst später auffallen. Wenn sich bereits im Vorfeld andeutet, dass ihr die Kosten nicht halten könnt, sagt das Event frühzeitig lieber ab.


 

Ich hoffe ich habe nichts vergessen, und ihr sehr einmal, an was es alles zu denken gilt. Organisiert ihr selbst bereits Events oder habt es vor?  

 Artikelbild: © Brain & Dice Convention, Heidelberg

2 Kommentare

  1. Die Teufel stecken echt im Detail bei der Con Planung und es ist immer wieder spannend, ob von den drei Helfern für eine 2tägige Con überhaupt eine/r auftaucht…entscheidend ist auch, einen Werkzeugkasten dabei zu haben und so Sachen wie Spülmittel und Klopapier (mag trivial klingen aber der Vermieter der Räumlichkeiten muss sich um sowas nicht kümmern).
    Und was ich mich nach 2 Jahren Con Orga frage ist: Ist es möglich, auch als Orga-Mitglied mal eine Spielrunde mitzumachen…das wäre echt mal schön !!

  2. Hallo Queen Jane,

    du hast Recht. Ohne Werkzeug bist du manchmal verloren :-) Und Spülmittel und Klopapier können Leben retten ^^

    Also bei uns im Verein klappt das gut, das liegt daran das sich jeder irgendwie einsetzen muss. Alle müssen Arbeitsschichten ableisten. Somit hat jeder irgendwann mal den Freiraum zu spielen.

    Andy

Kommentieren Sie den Artikel

Bitte geben Sie Ihren Kommentar ein!
Bitte geben Sie hier Ihren Namen ein