Mein Weg zum ersten Großevent im Vampire Live

Es ist soweit: dein erstes Großevent im Vampire Live. Du steckst mitten in der Planung und hast mehr Ideen, als du umsetzen kannst. Aber hast du wirklich an alles gedacht? In einem erfolgreichen Event steckt insbesondere eines: jede Menge Arbeit. Nur mit guter Vorbereitung verhinderst du unnötigen Stress.

In vielen Punkten unterscheidet sich ein Großevent im Vampire Live kaum von anderen: Du brauchst eine passende Location, einen Plan und genug Teilnehmer, um alles finanziell stemmen zu können. Aber es gibt auch einen großen Unterschied. Da Vampire Kreaturen der Nacht sind, wird tagsüber nicht gespielt. Dafür sind die Nächte umso länger, denn die begrenzte Spielzeit will natürlich jeder ausnutzen.

Doch die Tagesbeschäftigung für deine Teilnehmer ist längst nicht der einzige Aspekt, über den du dir Gedanken machen musst.

Planung, Planung, Planung

Du hast großartige Ideen. Dein Kopf quillt beinahe über, und du kannst es gar nicht erwarten endlich anzufangen. Und du hast noch soooo viel Zeit, um alles umzusetzen!

Das ist gut. Aber es hilft dir gar nicht, wenn du deine kreative Energie nicht in geordnete Bahnen lenkst. Denn je nach Größe des Events und deiner Pläne sind drei oder sechs Monate verdammt kurz, um alles auf die Beine zu stellen. Ohne einen guten Plan wirst du insbesondere eines produzieren: Jede Menge Stress und schlechte Laune.

Ehe du also anfängst, einen Plot zu schreiben oder an der Deko zu arbeiten, setze dich ans Reißbrett und entwerfe einen Schlachtplan.

Du hast doch keine Zeit!

Von heute an ist dein großer Kalender dein bester Freund. Am besten ein Wandkalender, aber auch eine digitale Version tut es. Hauptsache, du benutzt ihn, um den Überblick nicht zu verlieren.

Hier trägst du alle Eckdaten ein, die relevant sind. Als erstes natürlich das Event selbst. Als nächstes markierst du alle Termine, die bis zu deinem Event noch anstehen: Familienfeste, Urlaub, Cons, fixe Verabredungen mit Freunden, Hochzeiten, Geburtstage und so weiter. Du wirst sehen, dass die Zahl der freien Wochenenden mit einem Mal sehr viel kleiner geworden ist.

Als nächstes betrachte realistisch deine Abende unter der Woche: An wie vielen Werktagen wirst du abends Zeit haben, dein Event vorzubereiten? Wenn du die Möglichkeit hast, wähle ein oder zwei feste Tage in jeder Woche, an denen du abends ein oder zwei Stunden für die Vorbereitung frei hältst.

Sortiere die Aufgaben, die auf dich zukommen, nach Dringlichkeit: Zuerst müssen die absolut notwendigen Grundlagen erledigt sein, ehe du die weniger relevanten Dinge angehen kannst. Oder anders gesagt: Fange nicht an, die Kostüme wichtiger NSC zu nähen, wenn du noch keine Location gefunden hast. Behalte gerade beim Bau von Dekoration und Requisiten im Blick, dass manche Materialien nicht in einem Rutsch bearbeitet werden können, sondern Ruhepausen benötigen, weil z.B. Farbschichten trocknen müssen.

Die drei Säulen deines Events

Für die Teilnehmer ist dein Großevent hoffentlich ein denkwürdiges Wochenende, das sie begeistert. Für dich sind trotz allem Spaß, den du hoffentlich hast, hinter den Kulissen ganz andere Aspekte relevant. Und die sind nicht ganz so glamourös, wie als Star des Abends für den tollen Con gelobt zu werden. Für dich zählen die Finanzierbarkeit, die Teilnehmer und die Location.

Diese drei Faktoren sind das Grundgerüst, auf denen dein ganzes Großevent fußt. Wenn es hier hakt, hast du schnell ein großes Problem oder zumindest jede Menge zusätzlichen Stress.

Die Finanzierbarkeit

Die unschöne Wahrheit an einem Großevent: Es ist fast immer teuer. Wenn du nicht den Luxus hast, an eine kostenlose oder sehr günstige Location zu kommen, kommt sehr schnell eine vierstellige Summe zusammen. Plane realistisch, wenn du nicht auf einem Berg aus Rechnungen sitzen bleiben willst: Die Teilnehmerbeiträge müssen hoch genug sein, um alles zu finanzieren, dürfen aber nicht so hoch sein, dass niemand mehr kommen will.

Stelle zuerst eine ungefähre Schätzung auf, welche Ausgaben auf dich zukommen. Neben der Miete für die Location sind dies z.B. Kosten für die Dekoration, Verpflegung und Beleuchtung. Auch eine Veranstaltungshaftpflicht kann mitunter eine gute Investition sein. Plane unbedingt auch einen Puffer ein.

Unterschätze nicht, wie schnell sich kleine Ausgaben aufsummieren können und kalkuliere nicht zu knapp. Bei Bestellungen im Internet können sich die Versandkosten schmerzhaft aufsummieren. Um sicher zu gehen, dass du nichts vergessen hast, gehe das Event Schritt für Schritt durch: Hast du alle Kostüme und Requisiten? Stellt die Location Gläser, oder musst du welche besorgen? Darfst du Kerzen verwenden, oder musst du auf LED-Scheinwerfer ausweichen? Wie sieht es mit der Musikanlage aus?

Es lohnt sich, von Anfang an eine Excel-Tabelle zu führen. Je weiter die Planung voranschreitet, desto unübersichtlicher wird alles: Anmeldungen, überwiesene Beiträge und Ausgaben können ein einziges Durcheinander sein. Die Einrichtung ist vielleicht eine nervige Aufgabe, aber dafür rechnet die Tabelle dir anschließend automatisch aus, wo du finanziell stehst.

Für Beiträge bewährt hat sich das Staffelsystem, um so früh wie möglich Planungssicherheit zu haben. Setze die Staffeln nicht zu knapp an, und lege sie nach Möglichkeit so, dass jeder potentielle Teilnehmer während der ersten Staffel wenigstens einmal sein Gehalt bekommt, um sich gleich anmelden zu können.

Die Teilnehmer

Klar, ohne Teilnehmer kann ein Con nicht stattfinden. Gleichzeitig sollten aber auch die richtigen Teilnehmer kommen, damit ein schönes Spiel entsteht.

Wenn du dein Großevent innerhalb einer Chronik veranstaltest, hast du den großen Vorteil, dass alle Teilnehmer denselben Spielhintergrund haben und sich auf das gleiche Regelwerk verlassen. Auch die Charaktere bestehen bereits.

Aufwändiger ist es, wenn du ein Vampire Live-Event anbietest, aber es wie einen Fantasy-Con offen für alle Teilnehmer hältst. In diesem Fall brauchst du nicht nur ein leicht verständliches Regelwerk, das während des Events Gültigkeit hat, sondern musst auch festlegen, vor welchem Spielhintergrund dein Event stattfindet. Und nicht zuletzt musst du alle Charaktere der Teilnehmer kontrollieren, absegnen und mitunter Verknüpfungen zwischen ihnen entwickeln.

Um Frustration auf Seiten der Teilnehmer zu vermeiden, mache in jedem Fall von vorne herein deutlich, welche Art Spiel sie erwartet: Ein Ball mit zahlreichen Intrigen zwischen den Gästen, eine große politische Bühne für weitreichende Entscheidungen oder ein heruntergekommenes Grundge-Treffen rebellischer Jungvampire?

Die Location

Dein Großevent steht und fällt mit der Location. Sie muss nicht nur finanzierbar sein, sondern auch das richtige Ambiente bieten. Eines von beidem ist leicht zu finden, beides zusammen ist nicht unbedingt eine häufige Kombination. Kommen noch weitere Wünsche dazu, wird es mitunter richtig schwierig.

Je nach Art des Events ist es praktisch oder absolut unabdingbar, dass Raum für Kämpfe vorhanden ist und es auch lauter werden darf. Bedenke dabei die Nachtruhe: Es geht nicht um eine Schlacht gegen Orks am frühen Nachmittag, sondern um laute Kämpfe und Gebrüll unter Vampiren nachts um drei. Gerade in der Stadt ist es schwer, Locations zu finden, die das zulassen.

Ebenfalls wichtig ist die Frage, wie die Location zum Thema Vampire Live steht. Viele sind zwar Fantasy-LARP und dem Rollenspielbereich gegenüber aufgeschlossen, schrecken aber (noch) vor düsteren Themen wie Vampiren zurück, aus Angst um ihren Ruf. Viele wollen explizit nicht öffentlich in Bezug auf Vampire Live genannt werden. Gib dies unbedingt an deine Teilnehmer weiter, um Probleme zu vermeiden. Denn dies schließt auch Fotos von dem Event und Beiträge in den sozialen Netzwerken ein, die damit nicht veröffentlicht werden dürfen. Solange du keine explizite Zusage der Location hast, halte dich lieber bedeckt.

Aber auch davon ab gibt es einiges zu bedenken. Eine Begehung der Location ist unabdingbar, um die Vermieter kennenzulernen. Das geht zwar auch am Telefon, aber für eine gute Beziehung ist ein persönliches Gespräch deutlich wirkungsvoller. Hier kannst du auch alle wichtigen Fragen stellen:

• Wo darf geraucht werden?
• Sind Kerzen im Gebäude erlaubt?
• Sind Gläser, Tische und eine Musikanlage vorhanden?
• Musst du Getränke in der Location kaufen, oder kannst du selbst welche mitbringen?
• Verlangt die Location, dass ein Mitarbeiter anwesend ist, während sie von dir genutzt wird?
• Gibt es einen Bereich, der als Offplay-Bereich geeignet ist?
• Musst du die Toiletten selbst mit Toilettenpapier bestücken?
• Gibt es Schlafplätze vor Ort, oder müssen die Teilnehmer sich in Hotels und Jugendherbergen einmieten? Können sie sich dann in der Location umziehen?
• Gibt es einen Parkplatz, und wie groß ist er? Kann man ihn nachts verlassen oder ist er dann durch eine Schranke verschlossen? Fallen Parkgebühren an? Wie weit ist der Weg zur Location?
• Falls du Tischdecken anschaffst: Welche Maße haben die Tische, und wie viele Decken benötigst du?
• Welche Dekoration ist möglich? Kannst du Vorhänge oder Plastikplanen anbringen, ist der Einsatz von Kunstblut erlaubt?
• Gelten besondere Verhaltensregeln für die Teilnehmer, die beachtet werden müssen?

Was gibt es noch zu bedenken?

Wenn die drei Säulen deines Events stehen, ist natürlich noch längst nicht alles getan. Je nach Art deines Großevents wirst du mehr oder weniger Zeit benötigen, die Dekoration anzufertigen oder Kostüme zusammenzustellen.

Zu viele Köche verderben den Brei

Hilfe ist sehr wertvoll, und gerade bei der Planung von einem Plot helfen andere dir mit einem Blick von außen, zu verhindern, dass du dich verrennst. Gleichzeitig können zu viele Personen, die dir helfen wollen, das Gegenteil bewirken und noch mehr Stress produzieren. Wenn du mehr Zeit damit verbringst, zu koordinieren, als an dem Event zu arbeiten, ist das keine Hilfe. Gleiches gilt, wenn du irgendwann frustriert feststellst, dass sich jeder Helfer einbringt und von deiner ursprünglichen Idee kaum noch etwas übrig ist.

Suche dir ein kleines Team aus ein bis drei sehr zuverlässigen Menschen zusammen, die dich unterstützen. Sie helfen dir, einen kühlen Kopf zu bewahren und entwickeln gemeinsam mit dir Ideen. Und insbesondere macht kreative Arbeit viel mehr Spaß, wenn man mit mehreren zusammensitzt.

Kommunikation ist alles

So frustrierend und anstrengend es auch sein mag: Gewöhne dir an, sehr sauber und klar zu formulieren, wenn es um die Planung deines Events geht. Niemand kann in deinen Kopf gucken und sehen, was du vorhast. Sage anderen nicht, sie sollen rechtzeitig an der Locations ein, sondern nenne ihnen eine konkrete Uhrzeit.

Halte alle Absprachen schriftlich fest. Nicht, weil du niemandem trauen kannst, sondern damit du selbst nichts vergisst. Google Drive ist eine gute Möglichkeit, gemeinsam mit anderen an einer Stichpunktliste zu arbeiten, und auch Trello kann nützlich bei der Planung sein.

Tagesbeschäftigung für Teilnehmer

Wenn die Teilnehmer direkt in der Location schlafen können, bietet der Tag nach dem Spiel viel Freizeit. Natürlich wollen nach einer langen Nacht alle ausschlafen, die keine notorischen Frühaufsteher sind. Die Zeit bis zum nächsten Spielabend wird auch schnell verstreichen. Trotzdem ist dies eine gute Gelegenheit, Beschäftigungsangebote zu machen.

Das kann ein Workshop oder eine Diskussionsrunde sein, wo interessierte Teilnehmer sicheren LARP-Kampf üben oder sich über grundlegende Elemente des Spiels austauschen können. Da du sehr wahrscheinlich beschäftigt sein wirst, ist es ratsam, im Vorfeld einen zuverlässigen Teilnehmer zu finden, der sich um dieses Angebot kümmert.

Verlass dich auf andere …

… und du bist verlassen.

Oder auch: Rechne damit, dass andere Menschen kurzfristig ihre Prioritäten umlegen und wegfallen. Meist aus guten Gründen, aber für dich bedeutet das trotzdem jede Menge zusätzlicher Arbeit.

Du kannst nicht verhindern, dass andere ausfallen, aber möglichst flexibel planen. Wenn du einen Plot ins Spiel bringst, gestalte ihn so, dass du unabhängig von möglichst vielen Personen bist. Gib wichtige Schlüsselrollen nur an Personen weiter, die du gut kennst und denen du absolut vertraust.

Marketing

Du erstellst eine Facebook-Veranstaltung, weist in ein paar Gruppen darauf hin und wartest auf die Anmeldungen? Das kann funktionieren, geht mit Pech aber schief. Auch, wenn du viele Leute erreichst und diese grundlegend Interesse haben, wird dein Großevent schnell vergessen, wenn du es nicht immer wieder in Erinnerung rufst.

Du musst kein Social-Media-Profi sein und auch nicht übermäßig viel Zeit investieren. Aber ein bisschen Mühe, die du hier investierst, kann sich sehr lohnen.

Ganz wichtig: Was für Unternehmen gilt, gilt auch für dich. Poste nicht nur Werbung und die Ankündigung der nächsten Staffel. Solche Erinnerungen sind wichtig, sollten aber nicht alles sein. Biete den potentiellen Teilnehmern stattdessen mehr an. Das kann ein exklusives Bild von deiner Bastelwerkstatt sein, in der du an den Requisiten arbeitest, oder ein Sneak Peak von einem Outfit. Auch die kurze Meldung „Bei strömendem Regen die Location besichtigt – die besten Ideen kommen erst, wenn es draußen stürmt!“, zusammen mit einem Foto, weckt das Interesse. Der Trick ist, wie bei einem guten Kinotrailer neugierig zu machen, ohne zu viel zu verraten.

Gerade durch solche Beiträge zeigst du subtil, dass du Zeit und Mühe in dein Großevent steckst. Und das überzeugt andere davon, unbedingt Teil daran haben zu wollen. Ein Beitrag pro Woche ist ausreichend, um dein Großevent nicht in Vergessenheit geraten zu lassen.

Zum Schluss: Sage danke

Du hast es geschafft. Du hast dein erstes Vampire Live-Großevent überstanden, und hoffentlich trotz aller Anstrengung eine großartige Zeit gehabt. Ehe du dich zu einer wohlverdienten Ruhepause zurückziehst, nutze den Augenblick, um dich bei allen Beteiligten zu bedanken:

Bei allen Helfern, die dir Arbeit abgenommen haben. Selbst, wenn es nur kleine Aufgaben waren, haben sie dir deine Aufgabe ein wenig erleichtert.

Bei allen Teilnehmern, denn ohne sie wäre das Event nicht zustande gekommen.

Bei den Vermietern der Location. Du wirst erstaunt sein, welche positive Wirkung eine Packung Merci und ein ehrliches Dankeschön haben.

Fazit: Es ist anstrengend – und lohnt sich

Ein Großevent ist anstrengend. Ohne gute Planung erst recht.

Ein solches Vorhaben ist eine finanzielle und organisatorische Herausforderung, die dich manchmal an deine Grenzen bringen wird. Du musst an unzählig viele Dinge gleichzeitig denken: Die Location mieten, die Finanzen im Blick behalten, genug Teilnehmer finden, die Dekoration zusammenstellen und mitunter noch einen Plot schreiben. Ohne verlässliche Helfer bist du schnell aufgeschmissen.

Gleichzeitig macht ein solches Unterfangen aber auch richtig Spaß. Das Ergebnis monatelanger Arbeit endlich vor sich zu haben und zu sehen, dass viele andere Spaß daran haben, fühlt sich einfach gut an. Und mit der richtigen Planungen ist es zwar noch immer anstrengend, aber deutlich besser zu schaffen.

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