Meine eigene kleine Con – Teil 1: Die Planung

Irgendwann überkommt es einen und man möchte seine eigene LARP-Veranstaltung planen. Aber schneller, als man denkt, sieht man sich einer ganzen Reihe Stolpersteine ausgesetzt. In dieser Reihe geben wir Tipps zur eigenen Veranstaltung, damit diese ein voller Erfolg wird.

Manchmal hat man eine Idee im Hinterkopf, die einen nicht loslässt. Die Gründe dafür, eine solche Planung anzugehen, können völlig unterschiedlich sein. Möglicherweise haben die letzten Veranstaltungen, auf denen man war, nicht gefallen. Vielleicht möchte man eine eigene Geschichte erzählen, sei es im Hintergrund der eigenen Gruppe oder in einem eigens kreierten Setting.

Letztendlich führen unterschiedliche Wege zum gleichen Resultat: Man möchte etwas Eigenes auf die Beine stellen. Doch schon bei der Planung gibt es eine ganze Reihe Punkte zu beachten. Mit dieser Reihe nehmen wir euch an die Hand, um euch auf dem Weg zur eigenen Con die größten Sorgen zu nehmen und eure erste eigene Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen. Der erste Teil dieser Artikelreihe beschäftigt sich mit der Planung im Vorfeld, der zweite Teil wird sich mit der Gestaltung eines Plots und der dritte Teil schließlich mit eurem SL-Einsatz vor Ort auseinander setzen. Das Ziel soll bei all dem die Organisation einer Veranstaltung mit maximal 100 Teilnehmern sein, die sich selbst trägt, ohne dabei eine Gewinnerzielungsabsicht zu verfolgen.

Drei Freunde sollt ihr sein – Das Team

Bevor man sich um die Location oder andere Aufgaben kümmert, sollte man überlegen, mit wem man die Veranstaltung gemeinsam durchführen möchte. Ungeachtet der vermeintlichen oder tatsächlichen eigenen Begabung wird man keinen Erfolg haben, wenn man alleine arbeitet. Für eine mittelgroße Veranstaltung sollte man mindestens zu dritt planen, besser noch zu viert oder zu fünft. Ein größeres Team bietet mehr Sicherheit in der Planung, muss aber in der Preiskalkulation beachtet werden. Schließlich möchte man nicht die Mitorganisatorinnen und -organisatoren dafür zahlen lassen, dass sie bei der Veranstaltung unterstützen.

Es ist zu empfehlen, schon früh in der Planung die eigentlichen Zuständigkeiten abzusprechen.

Wer kümmert sich um Spielermails? Wer verwaltet die eingehenden Teilnehmerbeträge?

Wer organisiert mögliche weitere Punkte? Frühe Klärungen verhindern Frust und Kompetenzstreitigkeiten.

Wichtig ist, an diesem frühen Punkt schon zu überlegen, was für eine Veranstaltung man machen möchte. Die Hofhaltung mit rauschendem Fest am Samstag ist genauso möglich wie die düstere Abenteuercon mit Horrorelementen, beide setzen aber einen unterschiedlichen Fokus. Hier sollte man sich von vornherein einig sein! Nichts ist zerstörerischer für das eigene Konzept, als sich auf halbem Wege zu verkrachen, weil man zu spät feststellt, dass man unterschiedliche Veranstaltungen machen möchte.

Man hat sein Team, man hat eine erste Idee und dann geht es ans Eingemachte:

Warum nicht ein Schloss? – Die Wahl der richtigen Location

Nach diesen ersten Eingangspunkten zur Orga-Größe geht es an die erste planerische Großtat: Die Wahl der richtigen Location. Eine ganze Reihe Faktoren spielen dabei eine Rolle – sie alle in diesen Zeilen abzudecken, ist nicht möglich. Daher nennen wir hier nur die wichtigsten Eckpunkte.

An erster Stelle sollte man sich über die Entfernung zum eigenen Wohnort Gedanken machen. Es bringt einem nichts, das schönste Gelände zu haben, wenn es nicht erreichbar ist. Im Vorfeld der Veranstaltung wird man mindestens einmal, wenn nicht sogar mehrmals dort hinfahren wollen, um Einzelheiten mit den Geländebesitzern zu besprechen oder sich Ort und Umgebung genauer anzusehen. Beides wird schwierig, wenn man dafür durch die ganze Republik fahren muss.

Mindestens ein bis zwei der Orga-Mitglieder sollten das Gelände in einer für das Team zumutbaren Zeit komfortabel erreichen können, auch um spontan notwendig gewordene Besuche zu ermöglichen.

Der nächste wichtige Punkt ist die Überlegung, was man auf der eigenen Veranstaltung benötigt, um die Geschichte zu erzählen. Braucht es tiefe Wälder, in welchen mystische Kreaturen lauern? Oder einen Keller, in dem der verrückte Graf seine Familie eingemauert hat? Einen Saal für rauschende Feste? Die Location muss dafür geeignet sein, um den visuellen Rahmen der Veranstaltung bilden zu können. Macht euch also im Vorfeld bereits Gedanken, bevor ihr Zeit und Geld in die Besichtigung von Orten investiert, die ihr durch ein wenig Absprache schon im Vorfeld ausschließen könnt. Darüber hinaus sollte man im Auge behalten, wie viel zum Setting passendes Ambiente man schon frei Haus bekommen kann. Natürlich ist ein mittelalterliches Dorf mit angeschlossener Jugendherberge etwas teurer als eine Zeltwiese mit einem einzelnen Dixie, trotzdem sollte man sich überlegen, ob man für sich und seinen Spielerinnen und Spielern nicht einen gewissen Rahmen nutzbar machen kann. Nicht zuletzt sorgt eine ambientige Einrichtung vor Ort dafür, dass man für Tarnungen von beispielsweise OT-Gegenständen deutlich weniger Geld ausgeben muss.

Man sollte zusätzlich beachten, ob auf der ausgewählten Location schon LARP-Veranstaltungen stattgefunden haben. Nicht nur für die Betreiber, sondern auch für die Umgebung kann das relevant sein, möchte man doch panische Nachbarn vermeiden, die sich durch das ungewohnte Klientel gestört fühlen. Das bedeutet nicht, dass man eine bisher unbespielte Location zwangsweise auslassen muss, sondern vielmehr, dass die Planungen noch genauer sein sollten.

Aufklärung im Vorfeld, eine Anmeldung der Veranstaltung bei der lokalen Polizeidienststelle und auch dem örtlichen Förster können viel Ärger ersparen. Letzterer kann im Zweifelsfall auch Auskünfte über Schon- und Brutzeiten geben, bevor man wie ein Abrisskommando durchs Unterholz stürmt. Denkt auch daran, dass andere Organisatoren nach euch das Gelände eventuell nutzen möchten, und hinterlasst ein möglichst gutes und professionelles Bild des Liverollenspiels. Es ist schon vorgekommen, dass Locations für LARPer „verbrannt“ wurden, weil Orgas oder Spieler sich danebenbenommen haben.

Letztendlich ist die Frage der Location auch eine Frage des Luxus‘, den man möchte: Zelten stört nicht alle, wird aber spätestens in den kälteren Jahreszeiten unangenehm.

Feste Verpflegung treibt zwar den Preis nach oben, ist für viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer aber ein durchaus positiver Faktor. Feste Essenszeiten sind auch für die eigene Plot-Planung hilfreich, kann man doch verhindern, dass alle am Grill sitzen, wenn gerade der Oberbösewicht auf die Wiese stapft.

Bei der Wahl des Geländes sollte man sich im Vorfeld über Absagefristen informieren. Die meisten Veranstaltungsorte verlangen ab einem gewissen Zeitpunkt einen prozentuellen Anteil der Miete, der ansteigt, je näher man an dem eigentlichen Veranstaltungstermin absagt.

Trotz aller guten Hoffnung möchten wir hier noch einen Rat aussprechen: Setzt euch einen Stichtag, bis zu dem die Veranstaltung sich selbst tragen können muss. Wenn dies nicht der Fall ist, wird die Hoffnung, dass sich bestimmt noch viele Leute anmelden, schnell zum Minusgeschäft. Hier bietet es sich an, die Reißleine zu ziehen und die Veranstaltung mit Minimalverlusten abzusagen, bevor alle Orga-Mitglieder ungeplant draufzahlen und trotzdem nichts Gescheites zustande kommt.

Und damit wären wir beim nächsten Punkt: Das liebe Geld.

Wo ist das Budget hin? – Eine Preiskalkulation

Wenn man über die Veranstaltung von Cons redet, muss man auch über Geld reden. Die Kalkulation sollte unbedingt stehen, bevor eine Con-Anmeldung eröffnet wird, will man doch nicht am Ende ungeplant Verlust machen.

Bei der Kalkulation geht es nicht darum, mögliche Gewinne aus den Spielerinnen und Spielern zu pressen, sondern schlicht darum, guten Gewissens und mit einer gewissen Sicherheit die Veranstaltung planen zu können.

Zunächst sollte man sich die Verteilung zwischen SC und NSC anschauen, die man realisieren möchte. Hierbei sollte man keinesfalls mit der Maximalkapazität des Veranstaltungsortes planen, sondern eher realistische Größen erwarten. Vor allem, wenn man das erste Mal eine Veranstaltung an einem neuen Ort plant, sollte man nicht auf ausgebuchte Plätze hoffen. Noch vorsichtiger sollte man sein, wenn man das erste Mal überhaupt eine Con veranstaltet. Die eigene Peer Group kann natürlich ein paar Plätze auffüllen, aber keine ganze Con stemmen.

NSC-Plätze sind erfahrungsgemäß ungleich schwieriger als SC-Plätze zu besetzen. Berücksichtigt das auch in eurer Preis-Kalkulation. Es bietet sich an, NSC-Plätze ungleich billiger anzubieten als Spielerplätze und die entstehenden Kosten durch die SC-Beiträge querzufinanzen. Im Vorfeld sollte man sich so genau wie möglich über alle Fixkosten Gedanken machen, die auf einen zukommen: Neben der offensichtlichen Geländemiete fallen darunter auch Punkte wie Strom- und Wasserverbrauch, Brennholz für den Tavernenraum, die Endreinigung oder benötige Fundus-Ausrüstung. Auch die umgelegten Kosten der Orga-Tickets dürfen in der Kalkulation nicht vergessen werden, insbesondere dann, wenn man eine Location gebucht hat, die pro Person abrechnet.

Für Punkte wie beispielsweise die NSC-Ausrüstung, deren Preis noch nicht genau zu bestimmen sind, setzt man ein Budget fest – und stellt natürlich auch sicher, dass dieses nicht überschritten ist. Außerdem ist es zu empfehlen, dass ihr einen Prozentsatz der Gesamtkosten als Puffer einkalkuliert, um mögliche unvorhergesehene Kosten („Beim Einladen ist Omas Vase runtergefallen“) abfangen zu können.

Die große Frage lautet, wie man die Kosten von NSC und SC unterscheidet. Eine gute Grundüberlegung ist, auf beide Teilnehmerarten die Kosten pro Person umzulegen, das heißt meist Übernachtungs- und Verpflegungskosten. Die restlichen Kostenfaktoren bieten sich an, um darüber die Differenz zwischen Spieler- und Nichtspielercharakteren zu definieren und allein auf die Spieler umzulegen.

Mehr Glaubensfrage als alles andere ist, ob man mit Staffeln arbeiten möchte, oder gleichbleibende Preise nutzen will. Bei größeren Veranstaltungen, die fest davon ausgehen können, ihre Plätze voll zu bekommen, hat eine Preiskalkulation mit Staffeln natürlich ihre Berechtigung. Ob es diese bei einer kleinen Veranstaltung braucht, sei dahingestellt. Wir raten definitiv davon ab, die NSC-Preise zu erhöhen. Hier sollte man sich von Anfang an auf einen festen Preis einigen, schrecken höhere Preise kurz vor der Veranstaltung doch ab.

Wenn der Preis steht, muss man die eigene Veranstaltung natürlich noch bewerben. Hierfür bietet sich, wenn man eine breite Spielerschaft erreichen möchte, neben LARP-Foren wie dem Larper.Ning, LARPGate oder auch schlicht Facebook Thilo Wagners LARP-Kalender an. Wenn man seine Veranstaltung bewirbt, ist es wichtig, trotz aller spoilerfreien Formulierung den potentiellen Teilnehmern zu vermitteln, was sie erwartet. Niemand sich auf eine vermeintliche Hofhaltung vorbereiten, um dann vor Ort in ununterbrochenen Zombiehorden ertränkt zu werden.

Seid hier ehrlich zu euch und zu den Teilnehmern. Sagt klar, was ihr möchtet, nicht zuletzt, um eine klare Erwartungshaltung zu schaffen.

Oh Gott, das Hubble-Teleskop! – Die Haftpflicht und andere rechtliche Stolpersteine

Im besten Fall geht alles gut und man braucht sie nicht, im schlimmsten aller Fälle ist es wichtig, eine zu haben: Die Veranstalterhaftpflicht.

Für eine Veranstalterhaftpflichtversicherung solltet ihr Rücksprache mit den gängigen Anbietern halten und dort allen Beteiligten reinen Wein einschenken. Es bringt überhaupt nichts, der Versicherung irgendeinen Unsinn darüber zu erzählen, was man da eigentlich machen würde oder das eigene Hobby herunterzuspielen. Erklärt der Versicherung, was eine LARP-Veranstaltung ist und stützt euch nicht auf irgendwelche Halbwahrheiten. Die wenigsten Versicherungen werden zahlen, wenn man ihnen einen Bären aufgebunden hat. Einigen Versicherungen ist LARP auch längst ein Begriff.

Darüber hinaus solltet ihr unbedingt euren Umsatz im Auge behalten. Solltet der Gesamtumsatz all eurer Veranstaltungen in einem Jahr fünfstellig, lauft ihr Gefahr, in einen steuerlich relevanten Bereich zu geraten. Eine Aufarbeitung des kompletten Steuerrechtes würde hier deutlich den Rahmen sprengen, wir empfehlen daher, im Zweifelsfall mit dem Deutschen Liverollenspielverband (DLRV) über deren Website Rücksprache zu halten. Dort könnt ihr auch kompetente Beratung zu weiteren rechtlichen Fragen erhalten.

Über die genannten Punkte hinaus solltet ihr euch vor der ersten Anmeldung Gedanken um eure AGB machen. Vor allem unter dem Gesichtspunkt der im letzten Jahr in Kraft getretenen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sollte man hier etwas Zeit investieren. Ein Blick in die AGB größerer Veranstaltungen hilft euch dabei, zu sehen, was ihr beachten müsst – und wie andere das gelöst haben.

Alles ein Klacks? – Die eigene Con

Cons zu veranstalten kann sehr frustrierend sein. Schon im Vorfeld kann eine ganze Menge schief gehen, von unerfüllbaren Geländewünschen über lange Diskussionen der Finanzierung bis zur händeringenden Suche nach NSC. Das Gefühl jedoch, wenn Spielerinnen und Spieler mit leuchtenden Augen von der selbst kreierten Veranstaltung erzählen, ist die Mühe definitiv wert. LARP lebt nicht zuletzt von Veranstalterinnen und Veranstaltern, die ihre freie Zeit investieren, um anderen ein unvergessliches Erlebnis zu ermöglichen. Und allein daher lohnt es sich, über den eigenen Tellerrand zu blicken und selbst zum Veranstalter zu werden.

An dieser Stelle kann man nur eine Lanze dafür brechen, nicht nur auf Cons zu gehen, sondern ernsthaft ins Auge zu fassen, selbst ein solches Event zu veranstalten. Die Spielerinnen und Spieler werden es euch danken.

Artikelbilder: pixabay.com, Bearbeitet von Verena Bach